Umfragen und Abstimmungen können heute ganz leicht im Internet durchgeführt werden. Dafür gibt es verschiedene Plattformen, die diese Möglichkeiten teilweise sogar kostenlos anbieten. Aber was ist, wenn es in den Abstimmungen um firmeninterne Details geht? Es geht also nicht darum, wo die nächste Firmenfeier stattfinden soll oder wann das nächste Abteilungs-Kicker-Turnier stattfinden soll. Vielmehr geht es um interne Daten und sensible Inhalte, die eben nicht in einer „öffentlichen“ Anwendung verarbeitet werden sollen. Das könnten zum Beispiel Abstimmungen zu Entwicklungsstufen eines neuen Produktes sein, Entscheidungen über neue Prozesse oder Terminkoordination für größere Meetings, abteilungsübergreifend oder mit externen Teilnehmern.
In einigen Unternehmen herrschen so hohe Sicherheitsrichtlinien, dass auch die Abstimmung neuer Büromöbel nicht über ein öffentliches Tool stattfinden dürfte.
Die CoMo Solution bietet mit MOLIRIS Vote ein effizientes Werkzeug für Terminfindungen, Abstimmungsprozesse oder Meinungsabfragen für Abteilungen oder ganze Unternehmen. Dabei ist die Verwendung spielend einfach und innerhalb kurzer Zeit können Umfragen und Terminabstimmungen erstellt werden.
Der große Vorteil einer eigenen Anwendung ist, dass die Umfragen geschützt oder öffentlich gesetzt werden, was auf der einen Seite den Schutz Ihrer Daten vor Außenstehenden ermöglicht, aber auf der anderen Seite auch die Einbindung externer Teilnehmenden erlaubt.
Die Anwendung kann On-Prem in Ihrer HCL Domino Umgebung im Unternehmen installiert werden oder als SaaS mit flexiblen Laufzeiten in Anspruch genommen werden. Sprechen Sie uns an, wir machen Ihnen ein passendes Angebot.
Sowohl das Frontend für die Umfrageteilnehmenden als auch das Backend für die Erstellung der Umfragen werden bequem als browserbasierte Anwendung ausgeführt. Den Teilnehmenden wird für eine Umfrage vom System automatisch ein Link per Mail zugestellt, der den Zugang zur Umfrage im Browser ermöglicht. Die Erstellerin oder der Ersteller der Umfrage kann sich jederzeit über den aktuellen Stand der Umfrage informieren und diese zeitgesteuert oder manuell beenden und die Ergebnisse veröffentlichen.
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Mit MOLIRIS Vote können Umfragen und Terminabstimmungen schnell und einfach angelegt werden. Die Empfänger werden automatisch informiert.
Die Teilnehmenden nutzen einfach den Link in der Benachrichtigung für die Abstimmung. Die Abstimmung erfolgt ganz intuitiv und einfach in einer Browserseite.
Das Admin-Center der Umfrage zeigt den Erstellenden eine übersichtliche Darstellung über den aktuellen Stand der Abstimmung.
Die Anwendung läuft auf einem Domino Server on-prem, die Abstimmungen werden im firmeninternen Netz oder über verschlüsselte Webverbindungen im Browser bereitgestellt.
Eine neue Umfrage kann durch berechtigte Personen in der Administration von MOLIRIS Vote erstellt werden. Nach dem Login ins Backend kann ein Titel vergeben und der Typ der Umfrage eingestellt werden. Es gibt zwei Typen für die Umfrage. Typ eins ist "Timerange", also die Vorgabe von Zeiträumen nach Datum, Start- und Endzeitpunkt. Mit diesem Typ können Termine ideal in einer Umfrage abgefragt werden. Der zweite Typ ist "Freetext". Mit dem Freitext-Typ kann über verschiedenste Sachverhalte abgestimmt werden, es wird aus Umfragewert einfach ein Text erstellt. Dies kann von der Abstimmung eines Releasestands für das nächste Reporting über die Entscheidung eines neuen Produktnamens bis hin zu einer Umfrage zum Ziel des nächsten Betriebsausflugs gehen.
Jetzt werden noch die E-Mailadressen der internen und externen Teilnehmenden der Umfrage eingetragen und ein Betreff und Inhalt für die E-Mailbenachrichtigung der Teilnehmenden verfasst. Jetzt kann die Kampagne gestartet werden.
In unserem Beispiel führen für eine Umfrage nach einem Besichtigungstermin durch, als eine Umfrage des Typs "Timerange".
Wenn die Umfrage-Kampagne gestartet ist, ändert sich im Administrationsbereich die Ansicht der Umfrage. Die Felder rechts werden jetzt mit den Informationen der Teilnehmenden gefüllt. Das "Campaign Reporting" zeigt an, ob jemand schon gevotet hat und bei Freetext-Umfragen, welche Auswahl getroffen wurde. Zusätzlich kann von hier aus die Browsermaske der Umfrage für den Teilnehmenden geöffnet werden.
Die "Campaign Reporting Summary" zeigt übersichtlich an, welche Auswahl wie oft gewählt wurde und welche Auswahl führend ist.
Die "Campaign Reporting Details" geben das genaue Abstimmungsverhalten der Teilnehmenden wieder.
Nach dem Start der Umfrage-Kampagne wird allen eingetragenen Teilnehmenden eine E-Mail mit dem in der Administrationsansicht definierten Inhalt zugestellt. Die Vorgaben, wie die Textbausteine für die Verlinkung der Umfrage betitelt sind, sind selbstverständlich frei konfigurierbar. Wir haben das System im Default auf englisch angelegt, deshalb lautet der zu klickende Link zur Umfrage "Participate now", aber hier sind entsprechend Ihrer Anforderungen auch andere Sprachen hinterlegbar.
Durch Klick auf den Link "Participate now" gelangen die Teilnehmenden zur Umfrage, die als sichere und eindeutige Verbindung im Browser geöffnet wird.
Alle in der Umfrage angegebenen Teilnehmenden erhalten in der E-Mailbenachrichtigung einen Link, der sie auf eine abgesicherte und eindeutige Webseite führt. Die vielstellige ID des Dokuments sorgt dafür, dass die Teilnehmenden auch nur jeweils ihre Umfrage durchführen. Außerdem ist ein fremder Zugriff durch die Verschlüsselung und die ID ausgeschlossen.
Die Teilnehmenden können nun ihre Wahl treffen, in dem Sie in unserem Fall sich für oder gegen einen Termin aussprechen. Auch ein "vielleicht" ist möglich, kann aber auch in der Administration ausgeschlossen werden.
Nachdem die Wahl getroffen wurde, können die Teilnehmeden Ihre Auswahl per "Send Response" Button absenden. Die Umfrage ist nun durchgeführt und die eindeutige ID für eine erneute Beantwortung gesperrt, d. h., dass eine Umfrage nachträglich nicht mehr geändert oder manipuliert werden kann.
In der Administrationsansicht der Umfrage kann jederzeit der Zwischenstand der Umfrage eingesehen werden. Im Reporting-Bereich auf der rechten Seite werden die Abstimmungsinformationen der Teilnehmenden aufgeführt, es kann sofort in der "Campaign Reporting Summary" gesehen werden, welche Auswahl führend ist.
Der letzte Schritt der Umfrage ist die Auswertung des Ergebnisses. Hierzu wird im Reporting-Bereich angezeigt, wie das Abstimmungsverhalten der Teilnehmenden war und welcher Abstimmungspunkt gewonnen hat.
Nach Abgabe der letzten Stimme wird in der Administrationsansicht die Schaltfläche "Create Invitation" freigegeben. Mit Klick auf diesen Button wird automatisch eine neue Besprechung als neuer Kalendereintrag im Notes Client geöffnet, die bereits mit den E-Mailadressen aller Teilnehmenden und dem in der Umfrage ermittelten Terminzeiten ausgefüllt ist. Zur Planung des Termins kann noch ein Besprechungsinhalt eingegeben werden, anschließend kann der Eintrag gespeichert werden und die Besprechungseinladungen werden automatisch versendet.
"In unseren Projekten begegnen Ihnen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer auf Augenhöhe. So gehen wir gemeinsam mit Ihnen den Weg zum Erfolg!"
Marcus Prell, Gsschäftsführer CoMo Solution GmbH
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